Die grundsätzlichen Aufgaben einer Wohnungseigentumsverwaltung sind in dem Wohnungseigentumsgesetz, kurz WEG, geregelt. hier sind besonders die Paragraphen 20-29 zu beachten. Die Wohnungseigentumsverwaltung ist dabei eine Objektverwaltung, welche für die Bewirtschaftung und Erhaltung einer Immobilie zuständig ist. Ihr werden Aufgaben zuteil, welche Hausbesitzer in der Regel übernehmen. Dabei übernimmt sie die Aufgaben der Gesamtheit der Eigentümer. Die Grundsätze der Befugnisse und Aufgabenübernahme durch den Objektverwalter sind in Paragraph 27 WEG geregelt. Mit Beschluss können diese Rechte und Pflichten sowohl eingeschränkt als auch erweitert werden. Die Bestellung eines Wohnungsverwalters ist verpflichtend. Dieser muss dabei sowohl seine Zuverlässigkeit als auch die Ordnung seiner Vermögensverhältnisse nachweisen. Darüber hinaus muss er einen Nachweis darüber erbringen, eine Berufshaftpflichtversicherung abgeschlossen zu haben. Wichtig ist, dass ein grundsätzliches Vertrauensverhältnis zwischen dem Verwalter und dem Wohnungseigentümer besteht. Er muss sich als zuverlässig und unparteiisch erweisen. Auch ist es nötig, dass er besondere Kenntnisse im Rahmen der Verwaltungstechnik mitbringt. Die Kenntnis privatrechtlicher Vorschriften und einer wirtschaftlichen Geschäftsführung sind zudem sehr hilfreich. Grundsätzlich regeln neben dem WEG auch eine Gemeinschaftsordnung, unterschiedliche Rechtsprechungen, ein Verwaltervertrag oder gezielte Beschlüsse einer Wohnungseigentümergemeinschaft die Aufgaben eines Objektverwalters. Bei der Suche eines passenden Hausverwalters sollte man die vorgenannten Punkte berücksichtigen. Zu prüfen ist darüber hinaus, ob die aus Hausverwaltung gut organisiert ist und die Tätigkeit haupt- oder nebenberuflich durchführt. Auch ist eine gewisse Erfahrung in diesem Bereich zweckdienlich. Seriöse Unternehmen sind zudem häufig Mitglied in einem Verband. Das Büro sollte sich zudem in örtlicher Nähe zu dem zu betreuenden Objekt befinden.
- Kaufmännische Aufgaben
Ein Kernbereich der Immobilienverwaltung ist die Übernahme kaufmännischer Aufgaben. Zu diesen Aufgaben gehört zum einen die Ansammlung und Verwahrung einer sogenannten Instandhaltungsrücklage. Gleichzeitig muss der Objektverwalter einen Wirtschaftsplan erstellen und prüfen. Er hat die Aufgabe, im Rahmen der gegebenen finanziellen Möglichkeiten die Immobilie zu pflegen und in ihrem Wert zu erhalten. Gleichzeitig ist der Versicherungsschutz zu regeln. Generell müssen die Finanzen der Immobilie verwaltet werden. Der Verwalter regelt den Geldverkehr und kümmert sich um das Forderungsmanagement und die Durchsetzung von Ansprüchen. Insgesamt ist die Immobilienverwaltung für die Durchführung des gesamten Schriftverkehrs zuständig. Sie erstellt Abrechnungen und führt die Belegprüfung und Rechnungskontrolle durch sowie die Gesamtbuchführung durch. Auch ist sie für die Bereiche Liquiditätsplanung, Wirtschaftlichkeit, Inkasso und Rechenschaftslegung zuständig. Der Hausverwalter führt die Hausgeldabrechnung und weist die monatliche Sollstellung aus. Auch obliegt ihm das Mahnwesen. Er hat alle Konten zu verwalten und auch Heizkostenabrechnungen zu erstellen. Im Falle von Sonderumlagen hat er diese zu errechnen und anzufordern. Darüber hinaus ist der Hausverwalter zuständig für diverse Personalangelegenheiten. Hierzu gehören der Hausmeister, Verwaltungsbeiräte oder auch Müllbeauftragte. In diesem Rahmen führt er auch die Gehaltszahlungen und Lohnbuchungen durch und führt die nötigen Abgaben ab. Er übernimmt die Meldung gegenüber dem Finanzamt und der Krankenkasse sowie weiteren Sozialversicherungsträgern. Die Immobilienverwaltung hat weiter die Mitwirkungspflicht im Rahmen von Wohnungsverkäufen. Sie hat zudem die Fristen zu prüfen und zu wahren und Zustimmungserklärungen zu verfassen. Darüber hinaus ist sie verantwortlich für die Einberufung als auch die Durchführung von Eigentümerversammlungen. Auch die Beschlusssammlung ist von ihr zu führen. Gleichsam ist sie für die Umsetzung der Beschlüsse zuständig. Der Hausverwalter muss dem Wohnungseigentümer stets die Einsicht in alle Akten gewähren und auf Eigentümerversammlungen Auskünfte erteilen. Er hat die Unterlagen der WEG sorgfältig zu verwahren. Wird seine Bestellung aufgehoben, so ist er zur Herausgabe aller Unterlagen verpflichtet.
- Technische/ operative Aufgaben
Die Wohnungseigentumsverwaltung ist sowohl für die Instandsetzung als auch für die Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums verantwortlich. Hier übernimmt sie auch nötige Ausschreibungen und Preisanfragen sowie Auftragsvergaben, Mängelrügen, die Rechnungskontrolle und die Einhaltung von Gewährleistungsansprüchen. Insgesamt hat sie den Erhalt der Immobilie zu unterstützen. Die Wohnungsverwaltung duldet darüber hinaus alle Maßnahmen, die nötig sind, um sowohl eine Fernsprechteilnehmereinrichtung als auch eine Rundfunk-Empfangsanlage sowie einen Energieversorgungsanschluss herzustellen. Die zugeteilten Objekte sind zu überwachen und bei Bedarf auch regelmäßig zu begehen. Alle Verbrauchswerte wie Heizung, Strom und Wasser sind regelmäßig zu erfassen. Dem Wohnimmobilienverwalter fallen zudem die Verkehrssicherungspflichten zu. Hierzu gehören TÜV-Kontrollen und Aufgaben des Brandschutzes. Er hat zudem entsprechende technische Verordnungen zu überwachen. Diese können sich auf Heizanlagen, Fahrstuhleinrichtungen oder Lüftungsanlagen beziehen. Schadensmeldungen einer Versicherung oder eines Verursachers sind entsprechend zu bearbeiten und mögliche Erstattungen durchzuführen. Auch die Versicherungsabrechnung fällt in den Aufgabenbereich. Sowohl der Hausmeister als auch etwaige Handwerker sind von ihm einzuweisen. Darüber hinaus ist der Wohnimmobilienverwalter für die Schlüsselbestellung und auch für die Beauftragung eines Sachverständigen zuständig. Zuletzt entwickelt er auch mögliche Nutzungskonzepte.
- Zusatzaufgaben
Der Wohnimmobilienverwalter kann auch für die Mietverwaltung zuständig sein. Hierbei kümmert er sich um die komplette Abwicklung der Mietverhältnisse. Er kann auch für die Konfliktlösung eingesetzt werden und als Schnittstelle zwischen dem Mieter und dem Vermieter fungieren. Dabei hat er auch die regelmäßigen Zahlungseingänge zu überwachen. Im Rahmen des Mietverhältnisses wählt der Mietverwalter einen sowohl solventen als auch geeigneten Mieter. Er ist zuständig für die Durchführung der Besichtigungstermine und den Abschluss des Mietvertrages. Zusätzlich liest er die Verbrauchswerte ab und erstellt Nebenkostenabrechnungen. Auch behandelt er mögliche Widersprüche des Mieters. Sollten Reparaturen nötig sein, so ist er auch hier für die Beauftragung eines Handwerkers und die Weiterleitung der Informationen an die Hausverwaltung zuständig.
Der Objektverwalter übernimmt grundsätzlich organisatorische Aufgaben. Hierzu gehört die Korrespondenz zu den Eigentümern und Mietern. Er stellt die Hausordnung auf und sorgt für deren Einhaltung. Jegliche Rundschreiben oder Aushänge fallen in seinen Aufgabenbereich. Er hat mögliche Gesetzesänderungen und neue Rechtsprechungen zu prüfen und umzusetzen und Wartungsverträge zu verhandeln und abzuschließen. Er übernimmt Rechtsdienstleistungen und die Vertretung gegenüber Anwälten und vor Gericht. Bei Zahlungsrückständen hat er entsprechend Klage einzuleiten. Ihm obliegt zudem das Vertragswesen und die Prüfung von Abschlüssen. Im Rahmen von Genehmigungen hat er Verhandlungen mit Ämtern aufzunehmen und die Beschaffung der Unterlagen zu koordinieren. Er gilt grundsätzlich als die rechtliche Vertretung einer Eigentümergemeinschaft.
